Office Manager (m/w/d) in Teilzeit
Die ioo Elwardt + Lattermann Gesellschaft von Architekten mbH ist ein europaweit agierendes Architekturbüro für Neubauten und denkmalgerechte Sanierungen mit Sitz in Berlin. Mit langjähriger Erfahrung und neuesten technologischen Möglichkeiten planen und entwerfen wir Wohn- und Gewerberäume als auch städtebauliche Großprojekte für private und öffentliche Bauträger.
Mit unserem interdisziplinären, 35-köpfigen Team aus Architekten, Innenarchitekten und einem bunten Office-Team, schaffen wir bezahlbaren Wohnraum und intelligente Gewerberäume. Das ist unser Beitrag zu einer nachhaltigen urbanen Entwicklung und einer lebenswerteren Stadt. Willst Du uns auf diesem Weg begleiten?
Deine Aufgaben
Du arbeitest eng mit der Geschäftsleitung zusammen und bist gleichzeitig für das Team ansprechbar. Als gute Seele des Büros sorgst Du dafür, dass Bestellungen getätigt und Bestände aufgefüllt werden, kümmerst Dich um die Technik im Office-Bereich wie z.B. Kopierer und unsere geliebten Kaffeemaschinen. Dabei hast Du immer ein Lächeln auf den Lippen. Eingehende Anrufe koordinierst Du versiert an den jeweiligen Architekten.
- Allgemeines Officemanagement (u.a. Telefonate, Korrespondenz, Bestellungen, Auffüllen von täglichen Verbrauchsgütern, Vorbereiten der Besprechungsräume)
- Unterstützung der Geschäftsführerin bei allen administrativen und organisatorischen Themen (geschäftlich und privat)
- Organisation, sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, betrieblichen Veranstaltungen und Teamevents
- Reiseplanung und Organisation sowie Reisekostenabrechnung
- Korrekturlesen von E-Mails und Texten
- Monitoren von Verträgen im Office-Bereich, Kündigungsfristen etc.
Vereinzelt:
- Vorbereitung und Begleitung von Projekten, Projektaufgaben und Umsetzung von Sonderaufgaben
- Erarbeitung, Korrektur und Zusammenstellung von Präsentationsunterlagen
Dein Profil
- Du verfügst über eine abgeschlossene kfm. Ausbildung oder ein Studium
- Berufserfahrung als Teamassistenz oder als Assistenz der Geschäftsführung ist wünschenswert
- Du vereinst Organisationsfähigkeit mit einer zuvorkommenden, vorausschauenden, strukturierten und analytischen Arbeitsweise
- Du bist sicher in Rechtschreibung und in der Anwendung des Office-Pakets und sprichst nach Möglichkeit auch Englisch und kannst gerne unter Mithilfe von DeepL o.ä. auch englische Texte verfassen
- Darüber hinaus bist Du technisch affin, besonders im Bereich Neue Medien und lernst gern Neues kennen
- Du hast ein sonniges Wesen, bist gleichzeitig diskret und weißt, wie Du umsichtig und ergebnisorientiert unterstützt
- Vom Sie ins Du – von soft zu schlagfertig – Du verstehst es, Deine Kommunikation situativ anzupassen
Deine Vorteile bei IOO
- Großräumige, angenehme Büroräume mit begrünter Küche in bester City-Lage direkt am Gleispark
- Modernste Büroausstattung und -Technik (z.B. Telefonkabinen, Nap-Areas, Hängematten für den Park, vollausgestattete Küche mit Cappuccino-Maschine)
- Unbefristetes Anstellungsverhältnis und verlässliche Arbeitszeiten
- Gute Entwicklungsmöglichkeiten und regelmäßige Feedbackgespräche
- Weiterbildungen, Teamevents und Bildungsreisen
- Sprach- und Yoga-Kurse
- Und das Wichtigste zum Schluss: ein kollegiales, lustiges und internationales Team, das sich auf Dich freut!
Das bist Du? Dann freuen wir uns über Deine Bewerbung an Ute Rosenkranz (HR-Managerin) unter work@ioobln.de.
ioo Elwardt & Lattermann Gesellschaft von Architekten mbH
Obentrautstraße 72
10963 Berlin
Tel.: 030 – 13 88 19 – 36